El proceso de planificación en un proyecto de edición

El punto inicial de cualquier proyecto de edición es el proceso de planificación. La gestión de la planificación es subdividir todo el proceso necesario en una secuencia de tareas progresivas y, especialmente, identificar aquellos puntos en los que se va a precisar comprobaciones, inspecciones y verificaciones.

Vamos a dar seguidamente, de forma muy resumida, un conjunto de recomendaciones que pueden ayudar a realizar esta etapa en la mejor forma posible para asegurar un resultado eficiente,tanto desde el punto de vista productivo como en la reproducción del contenido del producto gráfico. Y no nos referimos puramente a la forma convencional de comunicar una información sino, en forma más amplia, a la preparación de productos que son consecuencias de un planteamiento crossmedia en la primeras etapas del proceso productivo.

Concretar objetivos

Para iniciar el proceso de planificación se deben concretar por escrito el concepto, la finalidad y los objetivos de esa iniciativa gráfica. En este ejercicio se debería incluir también un cálculo económico preliminar, un programa de realización con fechas de cada etapa y, también, la identificación de los miembros del equipo que se ha de encargar del proyecto. Al considerarse estos factores, se podrán determinar con mayor facilidad los elementos que se van a precisar y la forma de obtenerlos.

Recomendaciones

Teniendo en cuenta la complejidad de la edición a nivel crossmedia, es recomendable utilizar algún programa de gestión de proyectos de los que se encuentran disponibles en el mercado. Estos programas permiten establecer, en forma rápida y efectiva, las etapas más importantes en la creación de documentos y las dependencias que existen en cada una de ellas con respecto al tiempo de producción y a las características del resultado.

Identificar quién, qué, cuándo, por qué y como

Un buen ejercicio de planificación del trabajo consiste en preguntarse a uno mismo algunas cuestiones básicas sobre el concepto. Con ello, se consigue definir mejor  los límites del proyecto y centrar el esfuerzo en los medios más efectivos para conseguir la transmisión del mensaje y cumplir con el objetivo.

Conviene intentar responder algunas de estas cuestiones:

  • ¿A quién se intenta dirigir el mensaje o producto?
  • ¿Qué es lo que se intenta decir?
  • ¿Cuándo conviene decirlo?
  • ¿Por qué se quiere decir?
  • ¿Cómo se va a expresar?

Recomendaciones

Una buena manera de establecer los objetivos del proceso de edición consiste en realizar una corta reunión de las personas principales que van a participar en el proyecto y, utilizando una técnica de “brainstorming”, encontrar todas las respuestas diferentes posibles a cada una de las respuestas individuales y después de agruparlas por categorías. Se puede entonces establecer prioridades en esa lista y centrar el trabajo del grupo en las zonas más importantes para la iniciación del proyecto.

Establecimiento del presupuesto del proyecto

Probablemente, el tema más crítico a considerar a principios de todo este proceso es la cantidad de dinero que se tiene disponible para realizarlo. Ese límite, determina no solamente los medios que se van a emplear, sino también tiene influencia en la sofisticación del contenido gráfico del proyecto. El coste de cada elemento del proyecto es una combinación de los costes de creación y los costes de reproducción o fabricación. Para terminar estos costes, se precisa decidir qué elementos y superelementos se obtendrán en la propia empresa y cuáles se van a subcontratar a un proveedor de servicios gráficos. Algunas de estas opciones son obvias y dependen de las posibilidades propias. No obstante, otras son más difíciles de determinar por la falta de conocimiento o de experiencia sobre el tema.

Recomendaciones

Al considerar qué procesos van a ser propios y cuáles van a ser externos, es conveniente obtener el precio de coste de cada una de las operaciones solicitándolo a los suministradores de servicios gráficos más fiables. Si no se conoce qué proveedor de servicios gráficos se va a precisar para una función específica, conviene preguntarlo a otras personas que puedan dar esta información. Una vez que se tiene una cotización de cada componente, se podrá entonces configurar un presupuesto aproximado de los costes del proyecto.

Planificación en el tiempo

Después de conocer los costes, el tiempo de realización va a ser el factor más importante a considerar en esta fase de planificación. Los tiempos de preparación y obtención de materiales promocionales y de edición son cada vez más cortos. Con mayor frecuencia también, muchos proyectos se están realizando tan sólo en forma electrónica, cuando el contenido lo justifica, para evitar el tiempo que se puede precisar para la impresión y distribución.

Recomendaciones

Es conveniente considerar el tiempo que se va a precisar para la preparación del proyecto y, después, tomar como límite la mitad de ese período. Con ello se tendrá una base realística sobre la exigencias del cliente y se tendrá con ello la necesaria precaución para incluir aquellas pérdidas de tiempo como consecuencia de dudas, modificaciones o nuevas exigencias del cliente.

En otras palabras, casi nunca se va a tener la cantidad de tiempo que a uno le gustaría para realizar el trabajo. Por tanto, se ha de hacer todo lo posible para minimizar las pérdidas de tiempo y la repetición de trabajos y, para ello, es fundamental realizar una buena planificación hacia la consecución de objetivos.

Costes de control

Uno de los objetivos más importantes en la planificación consiste en crear un sistema que permita mantener los costos acumulados bajo control. No hay nada peor que darse cuenta durante el proceso de producción que se han de cambiar los planes o las características del proyecto porque se están superando los límites de los costos previstos o por el hecho de que no se puede completar ese proyecto por problemas financieros. Una de las causas más comunes del aumento de los costes en la edición crossmedia, se basa en la no validez del material preparado durante la etapa de creación. Para evitar tener que volver a considerar y reconstruir el contenido, total o parcialmente, es imprescindible planificar los resultados finales desde el principio.

Recomendaciones

Preparar una hoja del calculo con los costes previstos con el detalle de lo que suponen los diversos componentes del proyecto. De esta manera, a medida que se vaya avanzando en las fases de diseño y producción se pueden ir comparando los costes previstos con los costes reales y realizar aquellos ajustes que convengan al principio de cada nueva fase y aceptarlos como cambio del coste total del proyecto si el cliente lo ve oportuno.

Asignar responsabilidades

Una vez que se ha determinado la utilización que se va a hacer de los propios recursos es el momento adecuado para identificar exactamente quién se va a responsabilizar de qué y cuándo lo va a tener completado. Se ha de comunicar esa asignación de cada tarea claramente a los implicados por escrito dando copia, si es necesario, al correspondiente responsable de departamento u organización. Nunca se debería recibir una respuesta tal como: “Creía que esto no formaba parte de mi responsabilidad”.

Recomendaciones

Durante la fase de planificación, realizar una reunión con el equipo de proyecto para asignar y comunicar responsabilidades, tareas y plazos de entrega.

 Fuente: RCC Casals Consultants, S.A.